Seit dem 2. August 2024 ist der EU AI Act in Kraft. Ab Februar 2025 gelten die ersten verbindlichen Anforderungen, darunter eine Pflicht, die viele Unternehmen noch immer unterschätzen: Alle Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten oder diese einsetzen, müssen über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Das steht in Artikel 4 des Gesetzes, und es handelt sich nicht um eine Empfehlung.
Was genau „ausreichend“ bedeutet, hat der Gesetzgeber bewusst offen gelassen. Das schafft Spielraum, aber auch Unsicherheit. Unternehmen, die jetzt nichts tun, riskieren im Streitfall den Nachweis schuldig zu bleiben, dass sie ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind.
Was Artikel 4 des EU AI Act konkret verlangt
Der Gesetzestext spricht von „AI literacy“, also KI-Kompetenz, und richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber sind in diesem Sinne alle Unternehmen, die KI-Anwendungen im beruflichen Kontext nutzen, also faktisch jedes mittelständische oder große Unternehmen, das ChatGPT, Copilot, automatisierte Entscheidungssysteme oder ähnliche Tools einsetzt.
Die geforderte Kompetenz umfasst laut Erwägungsgrund 20 des AI Acts drei Dimensionen: technisches Grundverständnis, kritisches Urteilsvermögen gegenüber KI-Ausgaben und Kenntnis der rechtlichen sowie ethischen Rahmenbedingungen. Ein einstündiges Onboarding-Video reicht dafür nicht aus.
Warum viele Unternehmen noch nicht vorbereitet sind
Eine Umfrage des Bitkom aus dem Frühjahr 2024 ergab, dass zwar 77 Prozent der deutschen Unternehmen KI einsetzen oder planen, aber weniger als 30 Prozent ihrer Belegschaft bisher gezielt zu KI-Themen geschult haben. Die Lücke zwischen Einsatz und Qualifikation ist erheblich.
Die Gründe dafür sind vielschichtig. Zum einen fehlt vielen Personalabteilungen ein klares Bild davon, welche Inhalte eine konforme Schulung abdecken muss. Zum anderen wächst das Angebot an Schulungsformaten so schnell, dass Qualitätsunterschiede schwer erkennbar sind. Hinzu kommt, dass interne Ressourcen für eigene Trainingskonzepte in den meisten Betrieben nicht vorhanden sind.
Zertifikate als Nachweis gegenüber Behörden
Für Unternehmen, die im Streitfall nachweisen müssen, dass sie ihrer Schulungspflicht nachgekommen sind, ist ein anerkanntes Zertifikat das wichtigste Instrument. Es dokumentiert Inhalt, Umfang und Datum der Schulung und kann im Audit oder bei behördlichen Prüfungen vorgelegt werden.
Dabei geht es nicht nur um den rechtlichen Schutz. Zertifizierte KI-Schulungen helfen auch dabei, ein einheitliches Kompetenzniveau im Betrieb herzustellen. Wer Mitarbeitende in Einkauf, Marketing und IT gemeinsam schult, reduziert Fehler beim KI-Einsatz und schafft eine gemeinsame Sprache für den Umgang mit diesen Systemen. Angebote wie eine strukturierte KI-Schulung für Mitarbeiter verbinden regulatorische Anforderungen mit praxisnahen Inhalten und schließen die Schulung mit einem nachweisbaren Zertifikat ab.
Wichtig bei der Auswahl: Das Zertifikat sollte die Lernziele dokumentieren, die Dauer der Schulung ausweisen und idealerweise auf die Anforderungen des EU AI Acts Bezug nehmen. Allgemeine „KI-Grundlagen“-Bescheinigungen ohne Bezug zum regulatorischen Rahmen sind für Nachweiszwecke wenig belastbar.
Welche Mitarbeitendengruppen vorrangig geschult werden sollten
Nicht alle Beschäftigten brauchen dasselbe Schulungsniveau. Der AI Act differenziert zwischen Anbietern, Betreibern und Endnutzern. Für die Praxis empfiehlt sich eine Einteilung in drei Gruppen:
- Führungskräfte und Entscheider: Sie müssen verstehen, welche KI-Systeme im Unternehmen welchem Risikolevel des AI Acts zuzuordnen sind und welche Dokumentationspflichten daraus folgen.
- Fachkräfte mit direktem KI-Einsatz: Mitarbeitende in Bereichen wie HR, Kundenservice oder Controlling, die täglich mit KI-gestützten Tools arbeiten, brauchen vertiefte Kenntnisse zur Fehlererkennung und Ergebnisinterpretation.
- Allgemeine Belegschaft: Alle anderen Mitarbeitenden, die gelegentlich KI-Tools nutzen, benötigen zumindest ein Grundverständnis von Funktionsprinzipien, Risiken und Datenschutzpflichten.
Ein produzierendes Unternehmen mit 500 Beschäftigten könnte beispielsweise zehn Führungskräfte in einem vertieften Halbtagesformat schulen, 80 Fachkräfte in einem zweistündigen Modul und die restliche Belegschaft über ein einstündiges E-Learning mit anschließendem Test. Dieses gestufte Modell ist effizient und lässt sich gut dokumentieren.
Fristen und Sanktionsrisiko realistisch einschätzen
Die nationale Aufsichtsbehörde für den AI Act in Deutschland ist noch nicht vollständig etabliert. Das verleitet dazu, die Dringlichkeit zu unterschätzen. Doch der AI Act ist EU-Recht mit unmittelbarer Geltung. Bei Verstößen gegen Betreiberpflichten drohen Bußgelder von bis zu 15 Millionen Euro oder drei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Für KMU mit weniger als 250 Beschäftigten gibt es keine pauschale Ausnahme. Die Pflicht zu KI-Kompetenz gilt unabhängig von der Unternehmensgröße, sobald KI-Systeme eingesetzt werden. Lediglich die Verhältnismäßigkeit der Maßnahmen darf berücksichtigt werden.
| Unternehmenstyp | Empfohlenes Schulungsformat | Mindestziel |
|---|---|---|
| KMU bis 50 Mitarbeitende | E-Learning mit Abschlusstest | Grundkompetenz alle Mitarbeitenden |
| Mittelstand 50 bis 500 | Gestuftes Blended-Learning-Modell | Rollenbasierte Zertifizierung |
| Großunternehmen über 500 | Interne Trainer plus externe Zertifizierung | Dokumentierte Kompetenzmatrix |
Jetzt handeln statt abwarten
Die Schulungspflicht nach EU AI Act ist kein bürokratisches Beiwerk. Sie spiegelt eine echte Anforderung aus der Praxis wider: KI-Systeme produzieren Fehler, sie können diskriminieren, sie können falsche Schlüsse ziehen. Mitarbeitende, die das wissen und erkennen können, sind ein realer Sicherheitsfaktor.
Unternehmen, die jetzt Schulungskonzepte aufbauen, dokumentieren und zertifizieren lassen, sind nicht nur regulatorisch auf der sicheren Seite. Sie schaffen auch eine Grundlage dafür, KI tatsächlich produktiv einzusetzen statt nur reaktiv. Der AI Act gibt dafür den Rahmen, den Inhalt müssen Unternehmen selbst füllen.
Wer damit beginnen will, sollte zunächst einen Überblick über alle im Betrieb genutzten KI-Systeme erstellen, diese nach Risikostufe einordnen und dann rollenbasierte Schulungsformate auswählen, die mit einem verwertbaren Nachweis abschließen. Der Aufwand ist überschaubar. Die Alternative, nämlich im Ernstfall ohne Dokumentation dazustehen, ist es nicht.
